Intégration d’un nouveau salarié : nos conseils pour faire la différence

‍

Depuis quelques années, il est de plus en plus difficile de recruter des talents. Une fois que le candidat a décidé de rejoindre une organisation, rien n’est encore joué. Il faudra lui donner envie de rester. Et vite ! D’après une étude menée par Welcome to the Jungle, 33% des employés savent à l’issue de leur première semaine s'ils resteront longtemps ou non dans l’entreprise. Vous vous demandez pourquoi l’onboarding est à soigner ? Ce concept définit les différentes étapes pour embarquer les salariés. Il va nourrir leur engagement et leur attachement dès leurs premiers pas dans la société. Ainsi, les recrues seront armées pour remplir avec succès leurs missions. Comment réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur ? Ci-dessous quelques actions simples pour faire la différence avec un parcours d’intégration.

‍

Préparer le matériel pour accueillir un collègue

‍

Le matériel, c’est ce à quoi on pense en premier. Pourtant, avec les urgences du quotidien, ces vérifications peuvent être oubliées. Ordinateur mal configuré, identifiants qui ne fonctionnent pas, ces petits couacs peuvent venir bouleverser le bon déroulé d’une prise de poste.

Arrêtez-vous un instant : quelle impression voulez-vous donner lors des premières minutes passées au sein de l’entreprise ? Vous attendez de votre collaborateur performance et réactivité. Montrez l’exemple dès le début et confirmez que vous allez lui apporter les moyens de donner le meilleur.

C’est valorisant de se sentir attendu par son manager et son équipe avec un bureau opérationnel.Vous pouvez même y ajouter des petites attentions et quelques goodies aux couleurs de la société :mug, bloc-notes, stylo. Sentiment d’appartenance garanti dès l’arrivée !

Badge, accès imprimante, adresse de la plateforme où poser ses congés : l’idéal est de constituer une check-list mentionnant l’ensemble des éléments à lui remettre ou transmettre.

‍

‍Choisir des solutions de tech RH pour l’onboarding d’un nouveau collaborateur‍

‍

Et si vous faisiez visiter vos locaux grâce à la réalité virtuelle ? Des solutions originales se sont développées pour susciter l’intérêt de vos futurs collègues avant même leur premier jour. En effet, les engager immédiatement dans la vie de la société évitera le phénomène de « ghosting ». Cette tendance décrit le fait qu’un candidat ne se présente pas lors de son premier jour sans vous avoir prévenu. Pour des profils très demandés, on l’observe de plus en plus souvent.

Même si le livret d’accueil ou le guide de bienvenue reste un must have. Il se fait désormais challenger par des plateformes imaginant de véritables parcours d’onboarding comprenant du gaming, des modules d’e-learning pour se familiariser avec l’histoire et la culture de l’entreprise, une vidéo du dirigeant...

Ces solutions digitales permettent de centraliser les informations essentielles pour le salarié : horaires du bureau, accès au parking, réservation des salles de réunion. Avec ces outils, vous passez moins de temps à gérer la partie administrative et pouvez aborder plus longuement les points essentiels :fiche de poste, vision, ambition, objectifs...

‍

Organiser des rencontres pour favoriser l’intégration d’un salarié

‍

La veille de son arrivée, il sera bon de rappeler aux équipes la prise de fonction de leur nouveau collègue. D’ailleurs, pourquoi ne pas organiser un petit-déjeuner ou un déjeuner pour célébrer son premier jour ? Cela en fera un véritable événement et sera l’occasion de faire connaissance avec chacun. Plus vite un nouveau collaborateur sera identifié, plus il lui sera facile de remplir sa mission.D’ailleurs, profitez-en pour le prendre en photo et dévoiler son visage sur les réseaux sociaux ou l’intranet (avec son accord bien entendu).

La société Blablacar dédie une semaine complète à l’onboarding des nouveaux arrivants. Au programme : formation, découverte, rencontres des différentes équipes et moments d’échanges sur les valeurs de l’entreprise.

Encore mieux ! Vous pouvez inviter les entrants à un team building original à la campagne. En manque d’inspiration ? The Oasis House vous aide à réserver le lieu idéal pour un séjour d’équipe ou un séminaire d’entreprise à 1h de Paris ou en région.

Certaines organisations mettent également en place un système de parrain ou de mentor. Il s’agit de désigner une personne connaissant bien les rouages de l’entreprise. Elle pourra aider votre collègueau quotidien. Le but ? Qu’il puisse s’exprimer librement. On ne nomme donc pas comme référent sonmanager ou une personne officiant dans le même service. Il pourra ainsi poser ses questions sans craindre de jugement.

‍

Communiquer régulièrement pour fidéliser un nouveau membre de l’équipe

‍

Dès lors qu’il accepte de travailler avec vous, le processus d’onboarding démarre. Veillez à lui fournir le plus d’informations possibles pour qu’il se sente serein le jour J.

Pour pallier les difficultés de recrutement, vous avez peut-être fait un travail autour de votre marque employeur. Quelle est la promesse faite aux candidats lors des entretiens d’embauche ? Comment avez-vous décrit l’ambiance de travail ? Maintenant que celui-ci a choisi de vous rejoindre, vous allez devoir lui prouver que ce que vous avez dépeint est vrai. Attention à ne pas sur vendre l’entreprise et à en dresser un portrait réaliste pour ne pas donner lieu à des déceptions.

Si vous êtes son manager direct, vous pouvez prévoir un point hebdomadaire lors de ses trois premiers mois pour obtenir ses feedbacks et vous assurer de sa bonne avancée sur les projets. Dès le début, fixez-lui des objectifs, de type SMART par exemple.

Vous pouvez aussi lui demander d’écrire un rapport d’étonnement. Vous ne savez pas en quoi cela consiste ? Cette note synthétique lui permet de vous faire part de son analyse des process et des points « surprenants » observés, une autre manière d’échanger et de questionner sa satisfaction.

19% des contrats en CDI étaient rompus pendant la période d’essai en 2019 selon la Dares. Oui, un salarié sur cinq ne poursuit pas sa route au sein de l’entreprise après y avoir passé quelques semaines. Pourtant, son recrutement a mobilisé des compétences et généré des coûts importants. L'onboarding d’un nouveau collaborateur doit se préparer de manière méticuleuse et être pensé dans une logique globale de fidélisation et de rétention des employés.